Factuur maken

Waar moet je factuur aan voldoen?

Waar begin je en welke gegevens zijn absoluut onmisbaar bij het maken van een factuur? Dit moet je zeker niet vergeten te vermelden:

• Je volledige naam en die van je afnemer
• Je volledige adres en die van je afnemer
• Jouw btw-identificatienummer
• Als je bij de KVK ingeschreven staat, vergeet je KVK-nummer dan niet te noteren
• De datum waarop de factuur is gemaakt
• Een factuurnummer
• Als je goederen levert: noteer dan ook wat voor goederen en hoeveel
• Als je diensten levert: noteer dan wat voor diensten je levert
• De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd (of de datum van de vooruitbetaling)
• Het bedrag (exclusief btw)
• Het btw-tarief

Kijk op de website van de Belastingdienst voor meer én extra informatie.

Gratis factuur maken in Excel

Veel startende ondernemers maken hun eerste facturen met Excel. Ben je zelf niet heel handig met Excel? Geen probleem. Klik hier om een volledig aanpasbaar sjabloon te downloaden. Deze template voldoet aan alle factuureisen, waardoor je vandaag nog de eerste facturen de deur uit kunt doen.

Voorbeeld van een factuur in Word

Dat geldt ook voor een factuur maken in Word. Want ook in Word kun je eenvoudig een professionele factuur maken. Klik hier om een volledig aanpasbaar factuursjabloon te downloaden.

Online factuur maken met software-oplossingen

Facturen maken in Excel of Word is voor veel zzp’ers of mkb’ers een mooie start. Maar als je veel facturen verstuurt, kan je de behoefte krijgen om over te stappen op een meer gedigitaliseerd systeem. Daardoor neemt de druk op je handmatige administratie af en kun je met een druk op de (muis)knop zien hoe het ervoor staat. Wel zo handig toch?

Veel bedrijven kiezen naar verloop dan tijd ook voor een online boekhoudprogramma, inclusief de mogelijkheid om automatisch facturen aan te maken. Er bestaan verschillende softwarepakketten.

Wij sommen een aantal populaire online boekhoudprogramma’s voor je op:

• Exact  biedt software voor mkb’ers. Naar eigen zeggen bespaart hun zelfreflecterende software tot wel 73% van je tijd.
• Met  WeFact  maak je facturen en offertes, en krijg je bvb t ook automatisch betalingsherinneringen bijvoorbeeld.
• Hetzelfde geldt voor  Moneybird, in een opslag in beeld hoe het ervoor staat. En automatisch je offertes omzetten in een factuur.
• Thinq is ook een bekend facturatieprogramma, maar je kunt hier bijvoorbeeld ook je urenregistratie in kwijt.
• Automatisch laten factureren (na een meeting of taak)? Dat kan met Teamleader
• Alleen al leuk om de naam:  Rompslomp en gewaardeerde partner van Voldaan!
• AFAS  heeft een boekhoudprogramma speciaal voor starters.

Meer dan genoeg keus dus! Welk softwareprogramma bij je past, is afhankelijk van de doelen die je hebt. Het ene programma is veel uitgebreider (maar ook vaak een stuk kostbaarder) dan het andere. Meestal kun je in een proefperiode bekijken of je het een fijn programma vindt om mee te werken.

Facturen en AVG

Nadat je de factuur verstuurd hebt, word je door de Belastingdienst verplicht om deze voor een bepaalde periode te bewaren. De wettelijke bewaarplicht van je financiële administratie ligt voor veel bedrijven tussen de 7 en 10 jaar. Je facturen digitaal bewaren is natuurlijk handig, want op die manier kun je facturen gemakkelijk terugvinden (en hoef je niet eindeloos door mappen te bladeren). Maar daarbij is het wel belangrijk dat je je bezighoudt met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Let dan ook op dat je softwareprogramma AVG-proof is. En het spreekt voor zich dat een goede beveiliging natuurlijk essentieel is.

Wat als je factuur niet aan de eisen voldoet?

Neem echt even de tijd om een goede factuur op te stellen, want als ‘ie niét aan de wettelijke eisen voldoet, heb je geen recht op aftrek van voorbelasting. Je kunt zelfs een boete krijgen als je onjuiste facturen verstuurt.

E-factuur. Is dit verplicht?

E-facturen zijn facturen die niet via de mail verzonden worden. Een e-factuur is een elektronisch bestand dat per computer aangeleverd wordt. Ze worden vaak rechtstreeks vanuit een administratie- of boekhoudsoftware gestuurd. Óf via een factuurportaal. Een e-factuur is verplicht als je goederen of diensten aan de Rijksoverheid levert. Een belangrijk onderdeel van een e-factuur is het Organisatie-identificatienummer (OIN). Dat is een uniek nummer, waardoor het systeem weet om welke organisatie het gaat.

Factuureisen verschillen per organisatie

Vraag altijd eerst aan je opdrachtgever waar je factuur aan moet voldoen. Soms moet je bijvoorbeeld een bepaald ordernummer vermelden.

Wanneer worden facturen betaald?

Natuurlijk zet je een betalingstermijn op je factuur. Gebruikelijk is dat binnen 30 dagen betaald wordt. Sommige bedrijven hanteren een langere betalingstermijn. Bovendien is het natuurlijk niet zo dat elk bedrijf zich houdt aan de termijn. En dat betekent niet alleen dat je er achteraan moet bellen, maar vooral ook dat je langer op je geld moet wachten. En dat komt niet altijd ‘uit’. Wil jij jouw facturen snel betaald krijgen? Het verkopen van een factuur gaat heel eenvoudig: in slechts drie stappen staat het geld al op jouw rekening. Weten hoe het werkt? Klik dan hier!

Meer interessante artikelen over facturen

Meer weten? Op onze website vind je meer blogs rondom dit onderwerp. Lees bijvoorbeeld via deze link hoe je jouw bedrijf financiert met jouw facturen en via deze link hoe je onbetaalde facturen int. Ontdek in deze blog hoe jij je kunt bezighouden met ondernemen, en niet met het versturen van betalingsherinneringen.